늘 바쁘지만 정작 중요한 일은 못 하고 있나요? 스티븐 코비의 '시간 관리 매트릭스'로 긴급한 일과 중요한 일을 구분하는 법을 배우세요. 당신의 삶을 주도하는 우선순위의 비밀을 공개합니다.
'바쁨'이라는 함정
우리는 "너무 바빠서 시간이 없어"라는 말을 입에 달고 삽니다. 끊임없이 울리는 스마트폰 알림, 쏟아지는 이메일, 갑자기 요청받은 업무들. 하루 종일 쉴 틈 없이 무언가를 처리하지만, 하루가 끝날 때면 '오늘 내가 정말 중요한 일을 했나?'라는 허무함에 빠지곤 합니다. 이것이 바로 '바쁨의 함정'입니다. 우리는 눈앞의 '긴급한' 일들에 쫓기느라, 정작 우리 삶에 장기적으로 큰 영향을 미치는 '중요한' 일들을 놓치고 있는 경우가 많습니다.
세계적인 리더십 전문가 스티븐 코비는 그의 명저 『성공하는 사람들의 7가지 습관』에서 이 문제를 해결할 강력한 도구로 '시간 관리 매트릭스'를 제시했습니다. 이 매트릭스는 우리의 모든 활동을 '긴급성'과 '중요도'라는 두 가지 축을 기준으로 4개의 사분면으로 나누어, 어디에 시간과 에너지를 집중해야 할지 명확하게 보여줍니다. 오늘은 이 시간 관리 매트릭스를 통해 '바쁨'의 노예에서 벗어나 '중요함'의 주인이 되는 법을 알아보겠습니다.
시간 관리 매트릭스의 4가지 사분면
우리의 모든 활동은 다음 4가지 영역 중 하나에 속합니다.
- 제 1사분면: 긴급하고 중요한 일 (위기의 영역)
마감 임박한 업무, 긴급한 고객 불만 처리, 갑작스러운 사고나 질병 등 즉시 처리해야 하는 일들입니다. 이 영역의 일들은 스트레스를 유발하고, 우리를 소진시킵니다. 많은 사람들이 이 영역에서 대부분의 시간을 보냅니다. - 제 2사분면: 긴급하지 않지만 중요한 일 (기회의 영역)
장기적인 목표 설정, 자기계발, 꾸준한 운동, 인간관계 관리, 예방 활동 등 당장 처리하지 않아도 큰일이 나지는 않지만, 장기적으로 우리 삶의 질과 성공을 결정하는 가장 중요한 활동들입니다. - 제 3사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 일 (착각의 영역)
대부분의 전화나 이메일, 불필요한 회의, 갑작스러운 방문객 응대 등 우리를 바쁘게 만드는 것처럼 보이지만, 실제로는 나의 목표와는 크게 관련 없는 일들입니다. 많은 사람들이 이 영역의 일을 중요한 일로 착각합니다. - 제 4사분면: 긴급하지도 중요하지도 않은 일 (낭비의 영역)
의미 없는 인터넷 서핑, 과도한 SNS, TV 시청 등 시간 낭비에 해당하는 활동들입니다. 이 영역에서 보내는 시간은 최소화해야 합니다.
성공하는 사람들의 비밀: 제 2사분면에 집중하라
평범한 사람들은 제 1사분면과 제 3사분면의 '긴급한' 일들에 끌려다니며 반응적인 삶을 삽니다. 반면, 성공하는 사람들은 의식적으로 제 2사분면의 '중요한' 일에 시간과 에너지를 투자하는 주도적인 삶을 삽니다.
제 2사분면에 집중하면 어떤 일이 일어날까요? 꾸준한 건강 관리는 갑작스러운 질병(제 1사분면)을 예방합니다. 철저한 계획과 준비는 마감에 쫓기는 위기(제 1사분면)를 줄여줍니다. 즉, 제 2사분면에 투자하는 시간이 늘어날수록, 우리를 괴롭히는 제 1사분면의 문제들이 점점 줄어드는 선순환이 일어납니다. 이것이 바로 시간 관리의 핵심입니다.
제 2사분면의 삶을 사는 구체적인 방법
- 1. 자신의 시간 사용 현황 파악하기
먼저 일주일 동안 자신이 어떤 활동에 시간을 쓰는지 기록해보세요. 그리고 각 활동이 4개의 사분면 중 어디에 속하는지 분류해보세요. 생각보다 제 3, 4사분면에 많은 시간을 낭비하고 있다는 사실에 놀랄 수도 있습니다. 현실을 직시하는 것이 변화의 첫걸음입니다. - 2. 주간 계획 세우기
매주 초, 30분 정도 시간을 내어 '이번 주에 내가 해야 할 가장 중요한 제 2사분면 활동은 무엇인가?'를 정하고, 그것을 일정표에 먼저 확정하세요. 예를 들어 '주 3회 운동', '화요일 저녁 독서 1시간' 등 약속처럼 구체적으로 기록하는 것입니다. 중요한 일을 먼저 채워 넣으면, 나머지 자투리 시간에 다른 일들을 처리하게 됩니다. - 3. '아니오'라고 말하는 용기 갖기
제 2사분면의 시간을 확보하기 위해서는 제 3사분면의 활동을 줄여야 합니다. 이는 중요하지 않은 부탁이나 불필요한 회의에 정중하게 '아니오'라고 말하는 용기가 필요하다는 의미입니다. 모든 사람의 요구를 들어주려다가는 정작 자신의 중요한 일을 하나도 하지 못하게 됩니다. - 4. 위임할 수 있는 일 찾아보기
제 3사분면의 일들 중 일부는 다른 사람에게 위임할 수 있습니다. 내가 꼭 하지 않아도 되는 일이라면 과감하게 다른 사람의 도움을 요청하거나 권한을 위임함으로써, 자신의 시간을 더 중요한 곳에 집중할 수 있습니다.
시계가 아닌 나침반을 따르는 삶
시간 관리 매트릭스는 단순히 스케줄을 짜는 기술이 아닙니다. 내 인생에서 무엇이 정말 중요한지 알려주는 '인생의 나침반'과 같습니다. 더 이상 시간에 쫓기는 삶이 아니라, 당신의 가치와 목표라는 나침반에 따라 시간을 주도적으로 사용하는 삶을 시작해보세요. 당신의 하루가, 그리고 당신의 인생이 달라질 것입니다.